FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI KEBERHASILAN DAN KEGAGALAN KOMUNIKASI BISNIS PADA SUATU PERUSAHAAN

FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI KEBERHASILAN DAN KEGAGALAN KOMUNIKASI BISNIS PADA SUATU PERUSAHAAN

     Perkembangan bisnis dewasa ini yang semakin pesat dan juga semakin ketat, menuntut para pelaku usaha untuk mampu terus menerus beradaptasi dan berinovasi dalam melakukan usahanya. Hal ini sangat diperlukan agar bisnis yang dijalankannya dapat terus bersaing atau bahkan menjadi market leader. Untuk itu, perusahaan harus mampu melakukan perbaikan dan perubahan yang terus menerus dalam segala hal seperti pengembangan organisasi, pengembangan sumber daya manusia, perencanaan bisnis dan lain sebagainya khususnya dalam pengembangan sistem informasi,  hal tersebut disebabkan oleh pada saat ini hampir semua bentuk dari kegiatan dalam perushaan menggunakan teknologi sistem informasi, teknologi SI dapat membuat suatu sistem yang rumit menjadi lebih mudah, sehingga kinerja menjadi lebih efektif.

   Manfaat dari sistem informasi itu sendiri ialah: untuk pengumpulan data, penyimpanan sampai pengolahan data, kemudian dapat mempermudah pengambilan keputusan, mengidentifikasi masalah, peramalan bisnis dan masih banyak lagi. Sistem informasi Manajemen (SIM) adalah serangkaian sub sistem informasi yang terintergrasi dan mampu mentransformasi data, sehingga dapat meningkatkan produktivitas dari perusahaan. Oleh karena itu SIM semakin dibutuhkan oleh perusahaan, khususnya dalam meningkatkan kelancaran aliran informasi dalam perusahaan, control kualitas, dan menciptakan aliansi atau kerjasama dengan rekanan lainnya..

Teknologi informasi berperan sebagai alat bantu untuk memudahkan pengelolaan suatu sumber daya yang dimiliki oleh suatu organisasi. Faktor manusia akan sangat menentukan kebaikan dan kegunaan teknologi tersebut. Untuk itu, pengembangan sistem informasi membutuhkan suatu teknik dan perencanaan yang baik agar sistem yang dikembangkan tersebut dapat berjalan dan berfungsi secara efektif dan efisien serta tidak mengalami kegagalan. Terdapat beberapa faktor penentu kegagalan dan keberhasilan dari implementasi sistem informasi di suatu perusahaan (O’Brien, 2005).

Sistem Informasi Manajemen

Sistem Informasi Manajemen merupakan sistem informasi yang menghasilkan hasil keluaran (output) dengan menggunakan masukan (input) dan berbagai proses yang diperlukan untuk memenuhi tujuan tertentu dalam suatu kegiatan manajemen.

Tujuan Umum Sistem Informasi Manajemen :

• Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk,dan tujuan lain yang diinginkan manajemen.
• Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.
• Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.

Ketiga tujuan tersebut menunjukkan bahwamanajer dan pengguna lainnya perlu memiliki akses ke informasi akuntansi manajemen dan mengetahui bagaimana cara menggunakannya. Informasi akuntansi manajemen dapat membantu mereka mengidentifikasi suatu masalah, menyelesaikan masalah, dan mengevaluasi kinerja (informasi akuntansi dibutuhkan dam dipergunakan dalam semua tahap manajemen, termasuk perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan).

Sistem informasi manajemen (SIM) bukan sistem informasi keseluruhan, karena tidak semuainformasi di dalam organisasi dapat dimasukkan secara lengkap ke dalam sebuah sistem yang otomatis.Aspek utama dari sistem informasi akan selalu ada di luar sistem komputer.

Sistem Informasi Manajemen merupakan sistem informasi yang menghasilkan hasil keluaran (output) dengan menggunakan masukan (input) dan berbagai proses yang diperlukan untuk memenuhi tujuantertentu dalam suatu kegiatan manajemen. Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut blok bangunan (building blok), yang terdiri dari komponen input, komponen model, komponen output, komponen teknologi, komponen hardware, komponen software, komponen basis data, komponen kontrol, dan komponen jaringan. Semua komponen tersebut saling berinteraksi satu dengan yang lain membentuk suatu kesatuan untuk mencapai sasaran.

1)        Komponen input

Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input disini termasuk metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumendokumen dasar.

2)        Komponen model

Komponen ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yag sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

3)        Komponen output

Hasil dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua pemakai sistem.

4)        Komponen teknologi

Teknologi merupakan “tool box” dalam sistem informasi, Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, neghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.

5)        Komponen hardware

Hardware berperan penting sebagai suatu media penyimpanan vital bagi sistem informasi.Yang berfungsi sebagai tempat untuk menampung database atau lebih mudah dikatakan sebagai sumber data dan informasi untuk memperlancar dan mempermudah kerja dari sistem informasi.

6)        Komponen software

Software berfungsi sebagai tempat untuk mengolah,menghitung dan memanipulasi data yang diambil dari hardware untuk menciptakan suatu informasi.

7)        Komponen basis data

Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di pernagkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa supaya informasi yang dihasilkan berkualitas.

8)        Komponen kontrol

Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, api, temperatur, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri, ketidak efisienan, sabotase dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa halhal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.

9)        Komponen Jaringan

Untuk menghubungkan komputer-komputer perangkat keras dalam sebuah kesatuan diperlukan media untuk menghubungi antara hardware dan software sistem informasi yang digunakan di suatu perusahaan. Komponen jaringan terdiri dari hardware dan software jaringan

Peranan Sistem Informasi

Sistem informasi sangat berperan untuk memadukan semua unsur-unsur yang saling berhubungan sehingga sistem informasi tersebut harus dipandang sebagai suatu sistem tunggal, akan tetapi cukup kompleks sehingga perlu diuraikan menjadi subsistem-subsistem untuk perencanaan dan pengendalian pengembangannya serta untuk mengendalikan operasinya. Menguraikan informasi menjadi subsistem-subsistem yang lebih kecil penting sekali karena hal ini memungkinkan dilaksanannya penguraian lebih lanjut setiap subsistem diuraikan dan dirancang secara cermat sehingga sesuai dengan batas-batas yang telah ditentukan untuk itu, dan dapat berhubungan dengan tepat, maka bagian-bagian akan sesuai dan bekerja sama sepenuhnya.

Menurut O’Brien (2005), terdapat 3 peran utama sistem informasi dalam bisnis yaitu:

• Mendukung proses bisnis dan operasional
• Mendukung pengambilan keputusan

Keuntungan Penerapan Sistem Informasi

1. Meningkatkan efisiensi operasional

Investasi di dalam teknologi sistem informasi dapat menolong operasi perusahaan menjadi lebih efisien. Efisiensi operasional membuat perusahaan dapat menjalankan strategi keunggulan biaya (low-cost leadership). Dengan menanamkan investasi pada teknologi sistem informasi, perusahaan juga dapat menanamkan rintangan untuk memasuki industri tersebut (barriers to entry) dengan jalan meningkatkan besarnya investasi atau kerumitan teknologi yang diperlukan untuk memasuki persaingan pasar.

2.      Memperkenalkan inovasi dalam bisnis

Penekanan utama dalam sistem informasi strategis adalah membangun biaya pertukaran (switching costs) ke dalam hubungan antara perusahaan dengan konsumen atau pemasoknya.

3.      Membangun sumber-sumber informasi strategis

Teknologi sistem informasi memampukan perusahaan untuk membangun sumber informasi strategis sehingga mendapat kesempatan dalam keuntungan strategis. Hal ini berarti memperoleh perangkat keras dan perangkat lunak, mengembangkan jaringan telekomunikasi, menyewa spesialis sistem informasi, dan melatih end users.

Berdasarkan buku O’Brien  dan Marakas (2009) terdapat beberapa faktor yang dapat menyebabkan sukses atau tidaknya suatu organisasi/perusahaan dalam menerapkan sistem informasi. Faktor-faktor tersebut ialah: yang menyebabkan suatu orgnisasi sukses dalam menerapkan sistem informasi  ialah:

1. Adanya dukungan dari manajemen eksekutif
2. Keterlibatan end user
3. Penggunaan kebutuhan perusahaan yang jelas
4. Perencanaan yang matang
5. Harapan perusahaan yang nyata

Sementara faktor-faktor yang menyebabkan suatu perusahaan gagal dalam menerapan sistem informasi ialah:

1. Kurangnya dukungan manajemen eksekutif dan input dari end-user
2. Pernyataan kebutuhan dan spesifikasi yang tidak lengkap dan selalu berubah-ubah
3. inkompetensi secara teknologi

Daftar Pustaka

http://margani.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/12/25/faktor-penyebab kegagalan keberhasilan-sistem-informasi-perusahaan-jawaban-uat-sim-no-2/

Ariefiani R.  2010. Faktor penentu kesuksesan dan kegagalan pengembangan sistem informasi di suatu perusahaan. http://rizma.blogstudent.mb.ipb.ac.id. [25 Desember 2010]

Surat Lamaran Kerja

Bandung, 17 Maret 2014

Kepada Yth :
Bapak / Ibu Pimpinan
DISTRO SAHABAT

Dengan hormat,
Berdasarkan informasi yang saya peroleh bahwa perusahaan yang Bapak/Ibu pimpin saat ini memerlukan pegawai sebagai Karyawan. Oleh karena itu saya mengajukan permohonan untuk mengisi posisi tersebut.

Mengenai diri saya, dapat saya jelaskan sebagai berikut :
Nama                           :  Oni Ulfasari
Tempat & tgl. Lahir    :  Jakarta , 2o Oktober  1993
Pendidikan Akhir        : Diploma Tiga

Alamat                        :  Dukuh Zamrud Blok R 5, Bekasi Timur, Bekasi

Telepon (HP)               :  081234576578

e-mail                          :  oniulfasari@yahoo.co.id
Status Perkawinan      :  Single

Sebagai bahan pertimbangan bagi Bapak/ Ibu bersama ini turut saya lampirkan :

Foto Copy Ijazah Terakhir : 1 Lembar
Pas Photo 4 x 6 : 1 Lembar
Foto Copy KTP : 1 Lembar
Daftar Riwayat Hidup : 1 Lembar

Demikianlah surat permohonan kerja ini saya buat dengan sebenar-benarnya, besar harapan saya sudilah kiranya Bapak/Ibu dapat menerima saya bekerja di perusahaan yang Bapak/Ibu pimpin. Atas perhatian Bapak/Ibu sebelum dan sesudahnya saya ucapkan terima kasih.

Hormat Saya,

Oni Ulfasari

komunikasi bisnis dalam perusahaan

KOMUNIKASI BISNIS DALAM PERUSAHAAN 

Komunikasi bisnis adalah proses komunikasi pertukaran gagasan, pendapat, informasi, instruksi yang memiliki tujuan tertentu yang disajikan secara personal atau impersonal melalui simbol-simbol atau sinyal. Komunikasi bisnis melibatkan pertukaran informasi yang terus-menerus. Lebih banyak bisnis diperluas, lebih besar tekanannya pada bisnis tersebut untuk menemukan cara komunikasi yang lebih efektif – bersama para pekerja dan dengan dunia di luar. Dengan demikian, bisnis dan komunikasi berjalan bergandengan tangan.

Proses komunikasi diawali oleh baik individu ataupun kelompok yang berusaha berkomunikasi dengan individu atau kelompok lain, sebagai berikut: 

1. Langkah pertama yang dilakukan sumber adalah ideation yaitu penciptaan satu gagasan atau pemilihan seperangkat informasi untuk dikomunikasikan. Ideation ini merupakan landasan bagi suatu pesan yang akan disampaikan.

2. Langkah kedua dalam penciptaan suatu pesan adalah encoding, yaitu sumber menerjemahkan informasi atau gagasan dalam wujud kata-kaya, tanda-tanda atau lambang-lambang yang disengaja untuk menyampaikan informasi dan diharapkan mempunyai efek terhadap orang lain.

3. Langkah ketiga dalam proses komunikasi adalah Sumber menyampaikan pesan kepada penerima dengan cara berbicara, menulis, menggambar ataupun melalui suatu tindakan tertentu. Pada langkah ketiga ini, kita mengenal istilah channel atau saluran, yaitu alat-alat untuk menyampaikan suatu pesan. Saluran untuk komunikasi lisan adalah komunikasi tatap muka, radio dan telepon. Sedangkan saluran untuk komunikasi tertulis meliputi setiap materi yang tertulis ataupun sebuah media yang dapat mereproduksi kata-kata tertulis seperti: televisi, kaset, video atau OHP (overheadprojector). 

4. Langkah keempat perhatian dialihkan kepada penerima pesan. Jika pesan itu bersifat lisan, maka penerima perlu menjadi seorang pendengar yang baik, karena jika penerima tidak mendengar, pesan tersebut akan hilang. Dalam proses ini, penerima melakukan decoding, yaitu memberikan penafsiran interpretasi terhadap pesan yang disampaikan kepadanya. Pemahaman (understanding) merupakan kunci untuk melakukan decoding dan hanya terjadi dalam pikiran penerima. Akhirnya penerimalah yang akan menentukan bagaimana memahami suatu pesan dan bagaimana pula memberikan respons terhadap pesan tersebut.

5. Proses terakhir dalam proses komunikasi adalah feedback atau umpan balik yang memungkinkan sumber mempertimbangkan kembali pesan yang telah disampaikannya kepada penerima. Respons atau umpan balik dari penerima terhadap pesan yang disampaikan sumber dapat berwujud kata-kata ataupun tindakan-tindakan tertentu. Penerima bisa mengabaikan pesan tersebut ataupun menyimpannya. Umpan balik inilah yang dapat dijadikan landasan untuk mengevaluasi efektivitas komunikasi.

KOMUNIKASI INTERNAL

Pertukaran gagasan di antara para administrator dan karyawan dalam suatu perusahaan, dalam struktur lengkap yang khas disertai pertukaran gagasan secara horisontal dan vertikal di dalam perusahaan, sehingga pekerjaan dapat berjalan.

Berikut terdapat empat Dimensi Komunikasi Organisasi :

1. Downward communication Yaitu komunikasi yang berlangsung ketika orang-orang yang berada pada tataran manajemen mengirimkan pesan kepada bawahannya. Fungsi arus komunikasi dari atas ke bawah ini adalah:

a) Pemberian atau penyimpanan instruksi kerja (job instruction)

 b) Penjelasan dari pimpinan tentang mengapa suatu tugas perlu untuk dilaksanakan (job retionnale)

c) Penyampaian informasi mengenai peraturan-peraturan yang berlaku (procedures and practices)

d) Pemberian motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik.

Ada 4 metode dalam penyampaian informasi kepada para pegawai menurut Level (1972):

1. Metode tulisan

2. Metode lisan

3. Metode tulisan diikuti lisan

4. Metode lisan diikuti tulisan

2. Upward communication Yaitu komunikasi yang terjadi ketika bawahan (subordinate) mengirim pesan kepada atasannya. Fungsi arus komunikasi dari bawah ke atas ini adalah:

a) Penyampaian informai tentang pekerjaan pekerjaan ataupun tugas yang sudah dilaksanakan

 b) Penyampaian informasi tentang persoalan-persoalan pekerjaan ataupun tugas yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahan

c) Penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahan

d) Penyampaian keluhan dari bawahan tentang dirinya sendiri maupun pekerjaannya.
Komunikasi ke atas menjadi terlalu rumit dan menyita waktu dan mungkin hanya segelintir kecil manajer organisasi yang mengetahui bagaimana cara memperoleh informasi dari bawah.

Sharma (1979) mengemukakan 4 alasan mengapa komunikasi ke atas terlihat amat sulit:

1. Kecenderungan bagi pegawai untuk menyembunyikan pikiran mereka

2. Perasaan bahwa atasan mereka tidak tertarik kepada masalah yang dialami pegawai

3. Kurangnya penghargaan bagi komunikasi ke atas yang dilakukan pegawai

4. Perasaan bahwa atasan tidak dapat dihubungi dan tidak tanggap pada apa yang disampaikan pegawai

3. Horizontal communication Yaitu komunikasi yang berlangsung di antara para karyawan ataupun bagian yang memiliki kedudukan yang setara. Fungsi arus komunikasi horisontal ini adalah:

a) Memperbaiki koordinasi tugas

b) Upaya pemecahan masalah

c) Saling berbagi informasi

d) Upaya pemecahan konflik

e) Membina hubungan melalui kegiatan bersama

4. Interline communication Yaitu tindak komunikasi untuk berbagi informasi melewati batas-batas fungsional. Spesialis staf biasanya paling aktif dalam komunikasi lintas-saluran ini karena biasanya tanggung jawab mereka berhubungan dengan jabatan fungsional. Karena terdapat banyak komunikasi lintas-saluran yang dilakukan spesialis staf dan orang-orang lainnya yang perlu berhubungan dalam rantai-rantai perintah lain, diperlukan kebijakan organisasi untuk membimbing komunikasi lintas-saluran.
Ada dua kondisi yang harus dipenuhi dalam menggunakan komunikasi lintas-saluran:

1. Setiap pegawai yang ingin berkomunikasi melintas saluran harus meminta izin terlebih dahulu dari atasannya langsung

2. Setiap pegawai yang terlibat dalam komunikasi lintas-saluran harus memberitahukan hasil komunikasinya kepada atasannya.

SUMBER :  By wennyocto http://wennyocto.wordpress.com